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Considerazioni generali.
Il
'percorso della fatturazione'.
Gli
archivi generali.
Compilazione
delle schede.
Ricerche nelle
liste.
Date e numerazione preventivi/fatture.
Note di accredito e di addebito.
Professionisti |
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Una delle finalità di Fattura.com è quella
di offrire ulteriori strumenti di controllo, gestione
e ricerca alle proprie metodologie, migliorando (senza
stravolgere) l'organizzazione e la pianificazione delle vostre
attività.
NB: per un uso corretto del programma è necessario
abilitare l'esecuzione di JScript nel vostro browser. |
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Il 'percorso' della fatturazione' è gestito attraverso
gli stati dei preventivi e delle fattura.
Un nuovo preventivo viene inizializzato allo stato Inevaso
; quando da questo viene generata una fattura, lo stato passa
a Fatturato e anche la nuova fattura assume
lo stato di Fatturato .
Dopo l'invio della fattura stessa per email da parte del programma,
lo stato cambia a Inviato riportando la data
di invio; in caso di invio per posta o fax cambiare lo stato
a Spedito dalla lista fatture o dalla scheda.
Una volta ricevuto il pagamento è necessario cambiare
lo stato della fattura a Pagato.
Grazie alla scadenza del pagamento (presente nella fattura)
il programma evidenzia poi le fatture che non sono state pagate
e per le quali la data di pagamento è stata superata.
In seguito è possibile inviare dei solleciti
di pagamento riferiti alle fatture scadute.
(Una caratteristica opzionale del programma permette l'invio
automatico dei solleciti stessi.)
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Percorso della fatturazione:
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| Stato: |
| Inevaso |
Fatturato |
Inviata/Spedita |
Sollecito |
Pagata |
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Dal menu Login si raggiungono le opzioni
di configurazione del programma:
-Opzioni - dati personali contiene i dati del
gestore del programma, usati poi nelle fatture.
-Opzioni - email contiene i testi delle email
per l'invio di preventivi, fatture e solleciti d pagamento.
Nel testo possono essere inseriti dei 'tag speciali' che verranno
poi sostituiti con i relativi valori del preventivo/fattura/sollecito
inviato; i tag sono:
#RAGSOC# #NUMFATT# #DATAFATT# #TOTFATT#
- valido in preventivo/fattura/sollecito
#DATASCADENZA# - valido in fattura/sollecito (e' la data
di scadenza pagamento della fattura)
-Opzioni - impostazioni di default contiene
le configurazioni generali.
Le righe fattura indicano quante righe presenterà il
preventivo e la fattura sullo schermo al momento della creazione
(potranno essere aggiunte righe in fase di modifica).
E' utile non usare un valore troppo grande, se non necessario,
che vi costringerà a scorrere la pagina per visualizzare
il menù contestuale (in basso a dx).
I valori relativi alle paginazioni indicano quanti record vengono
visualizzati nelle liste clienti/preventivi/fatture
Se disponete di un monitor adeguato e di una connessione veloce
(un maggior numero di righe appesantisce la pagina) potete aumentare
il valore di default (righe fattura: 4 paginazione
preventivi/fatture e clienti:15).
La sezione 'articoli...' contiene i valori assegnati automaticamente
alla creazione di un nuovo articolo e nelle righe preventivo/fattura.
-Logo fattura permette di caricare sul server
un'immagine che verrà utilizzata come logo dei documenti
PDF prodotti dal programma.
Il logo deve essere un'immagine
JPG o PNG a 300 dpi (max. 2224x224 px, 100 Kb).
NB: è fondamentale che l'immagine sia a 300dpi per una
corretta stampa dei documenti PDF.
-Pagamento e IVA contengono
la gestione dei tipi di pagamento e delle aliquote IVA da utilizzare
per la fatturazione. |
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Durante la compilazione delle varie schede del programma (Dati
personali, Clienti, Preventivi, ecc.) va prestata attenzione
al colore delle caselle di inserimento: quelle con sfondo bianco
sono riferite a dati opzionali che è possibile omettere,
quelle con sfondo rosa sono riferite a campi la cui compilazione
è obbligatoria per la creazione/modifica del record,
quelle con sfondo grigio sono gestiti direttamente dal programma
e, benche' apparentemete scrivibili, non considerano le modifiche
eseguite manualmente.
L'assegnazione di una P.iva nella compilazione
delle schede Clienti, Preventivi e Fattura e' obbligatoria
e deve essere univoca all'interno dell'archivio clienti
(non possono esistere due clienti con la stessa P.Iva
ne' clienti senza P.Iva).
Nella scheda cliente il campo Tipo cliente
e' utilizzato per una funzionalità opzionale, permettere
ai Vs. clienti l'accesso via web all'archivio delle Vs. fatture
riferite al cliente stesso; nella versione 'base' del programma
potete utilizzare sempre il valore di default: 'anonymous'. |
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Usare la form in alto per cercare in un campo specifico e/o
per ordinare l'elenco.
Usare i collegamenti Precedente e Successivo,
in basso a destra, nel caso i risultati superino una pagina.
Il link sul Num. o sulla Data
porta alla scheda preventivo/fattura, quello sulla Ragione
sociale alla scheda cliente. |
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In caso di Nuovo preventivo/Nuova
fattura il num. e la data
vengono automaticamente proposti; i campi sono modificabili,
ma è necessarrio mantenere la congruità tra data
e numero come indicato sotto:
1 - non può esistere un documento inferiore di
numero ma superiore di data. (se esiste una fattura
num. 3 in data 10/6/2004 non posso inserire la fattura num.
4 in data 9/6/2004)
2 - non puo' esistere un documento superiore di numero
ma inferiore di data. (se esiste una fattura num. 3
in data 10/6/2004 non posso modificare la fattura num. 2 alla
data 11/6/2004)
Il link in fianco al Codice consente di utilizzare
i dati di un cliente già presente in archivio (i campi
sono comunque modificabili, la variazione è salvata solo
nel preventivo in oggetto).
Nel caso il cliente sia nuovo, digitando i dati nell'intestazione
del preventivo verrà aggiunto automaticamente all'archivio
Clienti.
NB: il dato univoco utilizzato dal programma per distinguere
due clienti diversi è la P.Iva; all'interno
dell'archivio non possono esistere due clienti con la stessa
P.Iva, ne' clienti senza P.Iva. |
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La nota di accredito è il documento
di rettifica redatto dal venditore per stornare, totalmente
o parzialmente, importi precedentemente fatturati ad un cliente,
ad esempio resi di merce o errori sui prezzi esposti in fattura.
La nota di addebito, invece, è il documento
emesso dal venditore quando ha la necessità di integrare
importi esposti in una fattura precedentemente emessa, ad esempio
un prezzo inferiore a quello concordato con il compratore.
Il programma permette di gestire eventuali note di accredito
o addebito con una propria numerazione distinta
da quella delle fatture; dal menù Fattura
cliccare si Nuova nota di accredito... o Nuova
nota di addebito...
Le note di accredito devono necessariamente
riportare dei valori positivi, che saranno poi sottratti dai
totali periodo visualizzati nell'Elenco fatture;
le note sono evidenziate nell'Elenco
fatture con una sigla davanti al numero:
(ac = note di accredito, ad
= note di addebito). |
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Il programma permette di gestire la fatturazione di professionisti,
soggetti a ritenuta di acconto, sia per le categorie iscritte
a Cassa di Previdenza di professioni protette (Albo), che per
le categorie iscritte a I.N.P.S. (legge 335/95).
In fase di registrazione è necessario indicare la propria
categoria di appartenenza che in seguito non potrà
più essere modificata.
Dal menù Login - Opzioni - Opzioni di default
è possibile modificare le stringhe di testo che verranno
stampate sulla fattura per gli importi di Ritenuta, Cassa o
I.N.P.S. |
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