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HOW-TO FATTURA.COM
 
Considerazioni generali.
Il 'percorso della fatturazione'.
Gli archivi generali.
Compilazione delle schede.
Ricerche nelle liste.
Date e numerazione preventivi/fatture.
Note di accredito e di addebito.
Professionisti
 

 
Considerazioni generali.
 
Una delle finalità di Fattura.com è quella di offrire ulteriori strumenti di controllo, gestione e ricerca alle proprie metodologie, migliorando (senza stravolgere) l'organizzazione e la pianificazione delle vostre attività.

NB: per un uso corretto del programma è necessario abilitare l'esecuzione di JScript nel vostro browser.
Il 'percorso della fatturazione'.
 
Il 'percorso' della fatturazione' è gestito attraverso gli stati dei preventivi e delle fattura.

Un nuovo preventivo viene inizializzato allo stato Inevaso ; quando da questo viene generata una fattura, lo stato passa a Fatturato e anche la nuova fattura assume lo stato di Fatturato .
Dopo l'invio della fattura stessa per email da parte del programma, lo stato cambia a Inviato riportando la data di invio; in caso di invio per posta o fax cambiare lo stato a Spedito dalla lista fatture o dalla scheda.
Una volta ricevuto il pagamento è necessario cambiare lo stato della fattura a Pagato.

Grazie alla scadenza del pagamento (presente nella fattura) il programma evidenzia poi le fatture che non sono state pagate e per le quali la data di pagamento è stata superata.

In seguito è possibile inviare dei solleciti di pagamento riferiti alle fatture scadute.
(Una caratteristica opzionale del programma permette l'invio automatico dei solleciti stessi.)

  Percorso della fatturazione:
 
 
Preventivi Fatture
Stato:
Inevaso Fatturato Inviata/Spedita Sollecito Pagata

Gli archivi generali.
 
Dal menu Login si raggiungono le opzioni di configurazione del programma:

-Opzioni - dati personali contiene i dati del gestore del programma, usati poi nelle fatture.

-Opzioni - email contiene i testi delle email per l'invio di preventivi, fatture e solleciti d pagamento.
Nel testo possono essere inseriti dei 'tag speciali' che verranno poi sostituiti con i relativi valori del preventivo/fattura/sollecito inviato; i tag sono:
#RAGSOC#   #NUMFATT#   #DATAFATT#   #TOTFATT#   - valido in preventivo/fattura/sollecito
#DATASCADENZA#   - valido in fattura/sollecito (e' la data di scadenza pagamento della fattura)

-Opzioni - impostazioni di default contiene le configurazioni generali.
Le righe fattura indicano quante righe presenterà il preventivo e la fattura sullo schermo al momento della creazione (potranno essere aggiunte righe in fase di modifica).
E' utile non usare un valore troppo grande, se non necessario, che vi costringerà a scorrere la pagina per visualizzare il menù contestuale (in basso a dx).
I valori relativi alle paginazioni indicano quanti record vengono visualizzati nelle liste clienti/preventivi/fatture
Se disponete di un monitor adeguato e di una connessione veloce (un maggior numero di righe appesantisce la pagina) potete aumentare il valore di default (righe fattura: 4   paginazione preventivi/fatture e clienti:15).
La sezione 'articoli...' contiene i valori assegnati automaticamente alla creazione di un nuovo articolo e nelle righe preventivo/fattura.

-Logo fattura permette di caricare sul server un'immagine che verrà utilizzata come logo dei documenti PDF prodotti dal programma.
Il logo deve essere un'immagine JPG o PNG a 300 dpi (max. 2224x224 px, 100 Kb).
NB: è fondamentale che l'immagine sia a 300dpi per una corretta stampa dei documenti PDF.

-Pagamento e IVA contengono la gestione dei tipi di pagamento e delle aliquote IVA da utilizzare per la fatturazione.
Compilazione delle schede.
 
Durante la compilazione delle varie schede del programma (Dati personali, Clienti, Preventivi, ecc.) va prestata attenzione al colore delle caselle di inserimento: quelle con sfondo bianco sono riferite a dati opzionali che è possibile omettere, quelle con sfondo rosa sono riferite a campi la cui compilazione è obbligatoria per la creazione/modifica del record, quelle con sfondo grigio sono gestiti direttamente dal programma e, benche' apparentemete scrivibili, non considerano le modifiche eseguite manualmente.

L'assegnazione di una P.iva nella compilazione delle schede Clienti, Preventivi e Fattura e' obbligatoria e deve essere univoca all'interno dell'archivio clienti (non possono esistere due clienti con la stessa P.Iva ne' clienti senza P.Iva).

Nella scheda cliente il campo Tipo cliente e' utilizzato per una funzionalità opzionale, permettere ai Vs. clienti l'accesso via web all'archivio delle Vs. fatture riferite al cliente stesso; nella versione 'base' del programma potete utilizzare sempre il valore di default: 'anonymous'.
Ricerche nelle liste.
 
Usare la form in alto per cercare in un campo specifico e/o per ordinare l'elenco.
Usare i collegamenti Precedente e Successivo, in basso a destra, nel caso i risultati superino una pagina.

Il link sul Num. o sulla Data porta alla scheda preventivo/fattura, quello sulla Ragione sociale alla scheda cliente.
Date e numerazione preventivi/fatture.
 
In caso di Nuovo preventivo/Nuova fattura il num. e la data vengono automaticamente proposti; i campi sono modificabili, ma è necessarrio mantenere la congruità tra data e numero come indicato sotto:
1 - non può esistere un documento inferiore di numero ma superiore di data. (se esiste una fattura num. 3 in data 10/6/2004 non posso inserire la fattura num. 4 in data 9/6/2004)
2 - non puo' esistere un documento superiore di numero ma inferiore di data. (se esiste una fattura num. 3 in data 10/6/2004 non posso modificare la fattura num. 2 alla data 11/6/2004)

Il link in fianco al Codice consente di utilizzare i dati di un cliente già presente in archivio (i campi sono comunque modificabili, la variazione è salvata solo nel preventivo in oggetto).
Nel caso il cliente sia nuovo, digitando i dati nell'intestazione del preventivo verrà aggiunto automaticamente all'archivio Clienti.
NB: il dato univoco utilizzato dal programma per distinguere due clienti diversi è la P.Iva; all'interno dell'archivio non possono esistere due clienti con la stessa P.Iva, ne' clienti senza P.Iva.
Note di accredito e di addebito.
 
La nota di accredito è il documento di rettifica redatto dal venditore per stornare, totalmente o parzialmente, importi precedentemente fatturati ad un cliente, ad esempio resi di merce o errori sui prezzi esposti in fattura.
La nota di addebito, invece, è il documento emesso dal venditore quando ha la necessità di integrare importi esposti in una fattura precedentemente emessa, ad esempio un prezzo inferiore a quello concordato con il compratore.
Il programma permette di gestire eventuali note di accredito o addebito con una propria numerazione distinta da quella delle fatture; dal menù Fattura cliccare si Nuova nota di accredito... o Nuova nota di addebito...
Le note di accredito devono necessariamente riportare dei valori positivi, che saranno poi sottratti dai totali periodo visualizzati nell'Elenco fatture; le note sono evidenziate nell'Elenco fatture con una sigla davanti al numero:
(ac = note di accredito, ad = note di addebito).
Professionisti
 
Il programma permette di gestire la fatturazione di professionisti, soggetti a ritenuta di acconto, sia per le categorie iscritte a Cassa di Previdenza di professioni protette (Albo), che per le categorie iscritte a I.N.P.S. (legge 335/95).
In fase di registrazione è necessario indicare la propria categoria di appartenenza che in seguito non potrà più essere modificata.
Dal menù Login - Opzioni - Opzioni di default è possibile modificare le stringhe di testo che verranno stampate sulla fattura per gli importi di Ritenuta, Cassa o I.N.P.S.
 
 
 
 
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